전자결재(기안서)
직장생활의 핵심이라고 부를 수 있는 기안서 작성 방법에 대하여 안내해드립니다.
기안서란 기업활동 중 어떤 사항의 문제해결 또는 업무의 진행을 위해 해결 방안 또는 진행 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서입니다.
법인별 작성방법
오렌지엔지니어링 법인과 오렌지인더스트리 법인이 같이 그룹웨어를 사용하고 있습니다. 법인구분에 따라 알맞은 양식을 찾아서 선택해주시기 바랍니다.
■ (주)오렌지엔지니어링
1) 본사/현장 : (주)오렌지엔지니어링 > 공통 > [기안서(협조/검토)] 양식 사용
2) 현장(본사결재 필요의 경우) : (주)오렌지엔지니어링 > 공통 > [기안서(담당부서/현장)] 양식 사용
■ (주)오렌지인더스트리
1) 본사/현장 : (주)오렌지인더스트리 > [#1 기안서(본사)] 양식 사용
2) 현장(본사결재 필요의 경우) : (주)오렌지인더스트리 > 코스관리 > [#1 기안서] 양식 사용
※ 현장에서 내부결재(현장소장전결)로 끝나는 기안의 경우 기안서(협조/검토) 양식을 사용
현장에서 내부결재 및 본사 관리팀의 결재가 필요한 경우 기안서(담당부서/현장) 양식을 사용
작성시 유의사항
기안서는 자유양식이지만 팀별, 현장별 그리고 업무별로 기존에 작성되었던 기안서 내용을 참고로 작성하는 것으로 시작합니다. 내용 및 양식과는 별개로 오렌지엔지니어링에서 정해놓은 기안서 작성시 정해놓은 규정은 다음과 같습니다.
ㆍ 폰트 : 굴림, 12pt
ㆍ 유의사항 : 최대한 양식폼의 기본 가로너비를 초과하지 않도록 작성(결재 예정자 스크롤바 형성)
두 가지 규정 및 유의사항을 기억하고 기안서를 작성해주시기 바랍니다.
양식선택(START)
■ 양식생성 : 그룹웨어 전자결재 > 새 결재 진행 > (주)오렌지엔지니어링 > 공통 > 기안서(협조/검토) 또는 기안서(담당부서/현장) > 기안부서선택(겸직의경우) > 확인
■ 제목 및 내용입력 : 두 번째 유의사항과 같이 기안서 너비가 기본 가로너비를 초과하지 않도록 작성
■ 결재선 지정
업무별로 전결규정이 상이하므로 상신하고자 하는 업무내용에 대한 전결규정을 확인 후 결재선을 지정합니다. 결재자는 좌측 조직도 리스트에서 선택하고 드래그하여 결재 대상자에 끌어 놓습니다.
■ 참조자 지정
결재 상신하는 내용과 업무상 연관된 부서 또는 팀원을 선택합니다. 협조가 필요한 경우 원활한 업무 진행을 위하여 결재 내용을 사전에 공유하여 준비하기 위함입니다.
예시) 그룹웨어 신규 도입 → 결재 승인 시 1,000만원 비용 지불예정 → 회계팀 참조(자금계획 및 상황공유 목적)
■ 결재선 지정 확인 및 미리보기
지정한 결재자와 참조자가 선택한대로 지정된 것을 확인하고 미리보기 버튼을 클릭하여 작성한 기안 내용을 최종 검토합니다.
■ 결재 상신하기(올리기)
상단 결재요청 버튼을 클릭하여 의견이 있는 경우 의견을 입력하고 결재요청 버튼을 클릭합니다.
■ 결재 상신취소
상신취소는 결재건이 완결(모든 결재선의 지정자가 결재한 상태) 이전에만 상신 취소가 가능합니다. 이미 완결되었으나 취소 및 삭제하고자 하는 경우 전산담당자에게 문의해주시기 바랍니다.
※ 결재 정보 : 지정한 결재자와 참조자 리스트를 확인할 수 있습니다.
※ 메일발송 : 작성한 전자결재 문서를 메일로 발송할 수 있습니다.
※ 결재 이미지 : 그룹웨어 전자결재 서명 이미지 등록한 경우 해당 이미지가 결재선에 서명으로 표시됩니다. (서명이미지 등록방법 확인하기)
■ 결재문서 다운받기
결재문서 다운로드는 결재가 완료된 이후부터 다운로드가 가능합니다.
다운받은 문서는 html 파일로 다운받아지며 파일을 열어보면 아래 이미지와 같습니다. PDF로 변환하고자 하는 경우 인쇄 > PDF 출력을 통해 변경하시기 바랍니다.
